Negli Emirati un’impresa può svolgere soltanto le attività indicate nella propria licenza. È una regola semplice, che però sorprende molti imprenditori italiani al primo ordine importante, quando scoprono che il prodotto da vendere o il servizio da fatturare non rientra fra quelli autorizzati. Chi decide di aprire azienda a Dubai dedica giustamente molta attenzione alla scelta fra mainland e free zone, ai costi e ai tempi. Molta meno ne dedica alla lista delle attività, che è invece il documento che dirà, giorno per giorno, cosa l’azienda può fare.
Perché l’errore è così frequente
Le autorità che rilasciano le licenze lavorano con cataloghi di attività molto dettagliati. Non esiste una voce generica come commercio o consulenza: esistono centinaia di attività specifiche, ciascuna con il suo codice, raggruppate in categorie diverse. Le attività commerciali, quelle professionali e quelle industriali seguono regole differenti, e non tutte possono convivere nella stessa licenza o nella stessa giurisdizione.
Davanti a questa complessità, la tentazione è semplificare. Si sceglie il pacchetto più economico, che comprende un numero limitato di attività. Si copia la configurazione di un conoscente che fa un mestiere simile. Si descrive il proprio business in modo vago, pensando di poterlo precisare più avanti. In tutti questi casi la licenza nasce disallineata rispetto a quello che l’azienda farà davvero.
Un esempio rende l’idea. Un’azienda nata per offrire consulenza tecnica a clienti del Golfo scopre dopo qualche mese che i clienti vorrebbero acquistare da lei anche i componenti su cui offre assistenza. Vendere quei componenti è un’attività commerciale, diversa dalla consulenza, e se la licenza non la prevede l’azienda non può fatturarla. Lo stesso accade a chi apre per vendere in negozio o all’ingrosso e poi decide di vendere anche online: il commercio elettronico, negli Emirati, è di norma un’attività distinta che va prevista espressamente.
Cosa costa una licenza sbagliata
Il primo effetto riguarda la fatturazione. Emettere fatture per attività non coperte dalla licenza espone a sanzioni e crea problemi di coerenza con le dichiarazioni fiscali, oggi più rilevanti da quando negli Emirati si applica una corporate tax federale.
Il secondo riguarda la banca. Gli istituti emiratini confrontano i flussi del conto con le attività dichiarate. Incassi che non corrispondono alla licenza attirano richieste di chiarimenti e, nei casi più delicati, possono portare a limitazioni sul conto. Per un’impresa appena nata, con pochi mesi di storia, è un rischio serio.
Il terzo riguarda l’operatività. Alcune attività richiedono passaggi aggiuntivi: chi importa ed esporta merci, per esempio, deve essere registrato presso le autorità doganali, e certi settori regolamentati richiedono l’approvazione di enti specifici. Se la licenza non include le attività giuste, questi passaggi non si possono nemmeno avviare.
C’è anche un effetto meno visibile, sulla credibilità. Clienti, fornitori e partner che fanno una verifica preliminare sulla nuova azienda chiedono spesso una copia della licenza commerciale e ne leggono le attività. Una licenza che non corrisponde a ciò che l’azienda propone fa nascere domande proprio nel momento in cui si cerca di costruire fiducia. Lo stesso vale per il personale: le posizioni per cui si richiedono i visti dei collaboratori devono essere coerenti con l’attività autorizzata.
Correggere è possibile. Si possono aggiungere attività alla licenza, ma comporta tempi e costi, e a volte la nuova attività non è ammessa nella giurisdizione scelta. In quel caso la soluzione può richiedere una struttura diversa o una seconda società, con tutto quello che ne consegue in termini di gestione.
Come si evita
Il lavoro utile si fa prima della costituzione e parte da una descrizione concreta dell’attività. Non basta dire che si farà trading o consulenza: serve sapere quali prodotti si venderanno, a chi, da dove arriveranno e dove andranno, quali servizi si fattureranno e con quali modalità.
Conviene poi guardare avanti di qualche anno. Se l’azienda prevede di affiancare alla consulenza la vendita di prodotti, o di passare dall’export alla distribuzione locale, è meglio sapere fin da subito se la giurisdizione e la licenza scelte permettono quell’evoluzione, e con quali costi.
Infine serve una verifica incrociata fra licenza, contratti e conto bancario. Le attività indicate nella licenza dovrebbero corrispondere a quelle descritte nei contratti con i clienti e a quelle dichiarate alla banca al momento dell’apertura del conto. Quando i tre documenti raccontano la stessa storia, l’azienda parte su basi solide.
Un controllo da fare ogni anno
La licenza si rinnova periodicamente, e il rinnovo è il momento giusto per chiedersi se descrive ancora l’azienda reale. Un’impresa cambia: nuovi clienti, nuovi prodotti, nuovi mercati. Rileggere la lista delle attività una volta l’anno, prima della scadenza, permette di aggiornarla con calma invece di inseguire un problema già esploso. Il primo ordine importante, quello che arriva dopo mesi di contatti, dovrebbe trovare la licenza pronta ad accoglierlo.
